Advokatfirmaer skal foretage løbende intern kontrol af et udvalg af dets sager, som er omfattet af hvidvaskloven. Denne kontrol skal foretages mindst en gang i kvartalet.

Den interne kontrol er en god anledning til at vurdere, om den del af advokatfirmaets forretningsmodel, som er omfattet af hvidvaskloven, og som er beskrevet i advokatfirmaets §7-risikovurdering, fortsat er aktuel, eller om der er sket ændringer ved indførelsen af nye sagstyper, kundetyper, leveringskanaler, geografiske forhold eller andet.

Når du samarbejder med os, foretager vi en kontrol, som er tilsvarende det, I vil kunne forvente under et tilsyn. Vi sammenholder den interne kontrol med jeres forretningsmodel, for at få et fuldkomment indblik i jeres virksomhed.

med aml-checkup pakken får I *

• en grundigt gennemført intern kontrol, tilsvarende det I vil kunne forvente under et tilsyn

• en kontrolrapport, som identificerer potentielle mangler og anbefalinger til jeres interne opfølgning på disse mangler

• vores vurdering af, hvorvidt jeres forretningsmodel har ændret sig

Klik her for at læse mere om, hvordan vi foretager intern kontrol hos jer.

Har I allerede en § 7-risikovurdering, er det afgørende, at den også fungerer som et arbejdsdygtigt værktøj. Dokumentet skal løbende afspejle den del af jeres forretningsmodel, der er omfattet af hvidvaskloven.

Mange advokatfirmaer oplever, at risikovurderingen gradvist mister aktualitet, fordi ændringer i sagstyper, kundetyper, geografi og leveringskanaler ikke ajourføres i den beskrevne forretningsmodel og derfor ikke bliver underlagt relevante risikoanalyser. Derudover kan det være svært at holde sig opdateret på et risikobillede i løbende udvikling, når man i forvejen har en travl hverdag med klientbehandling.

Vi gennemgår jeres risikovurdering og sammenholder den med det, vi har identificeret i kontrollen af jeres sagsbehandling, samt vores samtaler med jer. Fokus er at kontrollere, om forretningsmodellen er korrekt afspejlet, og om der er foretaget aktuelle og meningsfulde risikoanalyser af de relevante elementer.

med aml-checkup pakken får I *

• en vurdering af om jeres forretningsmodel på korrekt vis beskriver jeres aktuelle forhold

• et sundhedstjek af strukturen og indholdet af jeres risikovurdering

• en kort og tydelig rapport med konkrete mangler, risikoblinde vinkler og prioriterede forbedringsforslag

Klik her for at læse mere om, hvordan vi arbejder med jeres § 7-risikovurdering.

Hvidvaskpolitikkerne er det, som sætter retning for hele jeres risikostyringsproces. Politikkerne fastlægger jeres røde linjer, beskriver hvad der accepteres eller fravælges, og hvor jeres acceptable residualrisiko ligger.

I små og mellemstore advokatfirmaer ser vi ofte, at hvidvaskpolitikkerne er et af de områder, der er sværest at få ordentligt plads på. For mange er det en abstrakt øvelse at lave positive og negative afgrænsninger og samtidig sætte klare røde linjer i gråzoner.

Vi sammenholder jeres politikker med jeres risikovurdering for at kontrollere, om politikkerne faktisk indkapsler og behandler jeres iboende risiko. Fokus er at vurdere, om politikkerne fungerer som et brugbart og effektivt risikostyringsdokument, der hjælper jer med at nå frem til jeres ønskede residualrisiko.

med aml-checkup pakken får I *

• en faglig vurdering af om politikkerne dækker jeres iboende risiko, og om den ønskede residualrisiko er realistisk ud fra jeres afgrænsninger

• konkrete forslag til skarpere afgrænsninger og en oversigt over risikoområder, der ikke er behandlet tilstrækkeligt

• en rapport, der opstiller mangler og identificerer forbedringspotentialer

Klik her for at læse mere om, hvordan vi arbejder med jeres hvidvaskpolitikker.

Forretningsgange er de arbejdsgange og procedurer, advokatfirmaets medarbejdere skal følge for at reducere den iboende risiko til den ønskede residualrisiko. Det er ofte her, at små uklarheder bliver til store fejl i sagsbehandlingen – særligt når forretningsgange ikke holdes opdateres.

I mange advokatfirmaer ser vi enten, at forretningsgange overimplementeres for en sikkerheds skyld, hvilket resulterer i at de bliver for lange, komplekse og uklare, eller at dokumentet bliver proforma og primært udarbejdes med hensyn til at kunne bestå et tilsyn, uden at fungere som det arbejdsredskab, det skal være.

Vi gennemgår jeres materiale med fokus på brugbarhed i praksis og sammenhæng til risikostyring i jeres hvidvaskpolitikker. I vurderingen lægger vi særlig vægt på, om de operationelle forretningsgange (sagsbehandlingstrin og rollefordeling) kan følges i hverdagen, og om de styringsmæssige forretningsgange (krav til ledelsen, kontroller, undervisning, osv. Lever op til gældende krav.

med aml-checkup pakken får I *

• en gennemgang af, om jeres forretningsgange dækker relevante krav og emner for advokatfirmaer

• en vurdering af om forretningsgangene på effektiv og realistisk vis effektuerer jeres ønskede residualrisiko, som udpenslet i jeres hvidvaskpolitikker

• konkrete forslag til simplificering, så arbejdsgangene kan følges i hverdagen, uden at gå på kompromis med gældende krav til forretningsgangene

• prioriterede anbefalinger til opdatering af forretningsgange, herunder ansvar og beslutningspunkter i særlige tilfælde

Klik her for at læse mere om, hvordan vi arbejder med jeres forretningsgange.

Vi følger jer hele vejen til dørs. Hvis I selv reviderer jeres dokumenter efter vores checkup, indgår løbende gennemgang og direkte sparring på jeres opdateringer som en del af pakken, så rettelserne bliver implementeret korrekt og konsekvent.

med aml-checkup pakken får I *

• løbende mulighed for at ringe eller skrive til vores risikostyringseksperter, med konkrete spørgsmål undervejs

• mulighed for løbende at sende reviderede dokumenter ind til os, så vi kan vurdere, om eventuelle mangler eller uklarheder er blevet behandlet korrekt

Klik her for at læse mere om, hvordan vi kan fungere som en løbende sparringspartner for jer.